Ứng Dụng Collect Signatures Workflow – Lab Sharepoint 2016 Phần 6

ỨNG DỤNG COLLECT SIGNATURES WORKFLOW (CHỮ KÝ ĐIỆN TỬ)

Nhân viên phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng gửi cho giám đốc ký. Giám đốc sẽ sử dụng chữ ký điện tử để ký vào hợp đồng. Thay vì nhân viên phải soạn hợp đồng rồi in ra giấy rồi gửi cho giám đốc ký. Tất cả các hợp đồng đều được phần loại để tiện cho việc lưu trữ và tìm kiếm sau này.

Trong bài lab này sẽ úng dụng Collect Signatures Workflow trong sharepoint để thu thập chữ ký diện tử.

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI:

Trong bài LAB này được chia làm các phần sau:

  • Tạo Subsite, cấp quyền cho subsite
  • Tạo mẫu hợp đồng.
  • Tạo site column
  • Tạo Site content type
  • Sử dụng site content type
  • Edit mẫu hợp đồng.
  • Tạo WorkFlow
  • Tạo View
  • Edit Web Part
  • Cài enterprise CA
  • Yêu cầu certificate cho user
  • Kiểm Tra

Hoàn thành bài lab các bạn sẽ biết cách tạo subsite, cấp quyền cho subsite, tạo Site Column, Tạo Site Content type, Tạo work template và Collect signatures workflow.

THỰC HIỆN ỨNG DỤNG COLLECT SIGNATURES WORKFLOW :

B1 Tạo Subsite:

B1 Tạo Subsite: vào trang int.ctl.local ( lưu ý các bài lab sau sẽ dùng int.ctl.vn), vào settings chọn site contents chọn New subsite.

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Title: Quản lý Hồ Sơ, URL name:http://int.ctl.local/qlhs, select a template: chọn team site

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần User permissions chọn option Use unique permissions, chọn option Yes Create

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Cấp quyền cho group hanhchanh và Kinhdoanh thuộc group Visitors và Members, giamdoc và tpkinhdoanh thuộc group Owners Ok

Collect Signatures Workflow

Sau khi tạo subsite xong chọn Document

Collect Signatures Workflow

Vào tab Library Library settings

Collect Signatures Workflow

Chọn List name, description and navigation

Collect Signatures Workflow

Trong phần name đổi tên thành Hồ Sơ save

Collect Signatures Workflow

B2. Tạo mẫu hợp đồng

B2. Tạo mẫu hợp đồng. vào word tạo mẫu hợp đồng.

Collect Signatures Workflow

Vào tab Insert chọn Signature Line

Collect Signatures Workflow

Nhập đầy đủ các thông tin Ok

Collect Signatures Workflow

Vào Tab file chọn save as File name là Mẫu Hợp Đồng, save as type: chọn Word template. Mặc định file này sẽ được lưu vào C:\Users\administrator\Documents\Custom Office Templates. save

Collect Signatures Workflow

Làm lại tương tự để tạo phiếu đề nghị, và cũng chèn signature line vào, và lưu lại thành file template Mẫu Phiếu đề nghị.

Collect Signatures Workflow

Sau đó vào Excel tạo phiếu thu chi như mẫu sau:

Collect Signatures Workflow

Sau đó cũng vào Tab Insert chọn signature line.

Collect Signatures Workflow

Nhập đầy đủ thông tin Ok

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Mẫu phiếu thu chi sau khi thiết kế xong, vào tab file save as đặt tên file là Mẫu phiếu thu chi và chọn save as type là Excel template save. Tạo mẫu hợp đồng xong.

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

B3. Tạo Site column:

B3. Tạo Site column:

Trở về trang Home, vào settings Site settings. Trong phần Web Designer Galleries chọn Site Columns

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Chọn Create.

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Column name: Loaihoso, kiểu dữ liệu là choice.

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Chọn option new group: và đặt tên là Hoso group

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Trong phần Type each choice on a separate line: nhập vào các loại hợp đồng, chọn option drop-down menu OK. Hoàn tất tạo site column.

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

B4. Tạo Site Content types:

B4. Tạo Site Content types:

Trở về site settings, Trong phần Web Designer Galleries chọn Site content types.

Lab Sharepoint 2016 Phần 6

Chọn Create.

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Name: Mẫu Hợp Đồng, select parent content type from: chọn Document Content Types. Parent content type: chọn Document, chọn option New group nhập vào Hoso Group OK

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tại site content type vừa tạo chọn advanced setting

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần Document Template, chọn option Upload a new document template và chọn file Mẫu Hợp đồng.dot Ok

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần Columns Chọn Title

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần this column is: Chọn option Hidden (để ẩn Title) Ok

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Cũng trong phần Columns, chọn Add from existing site columns

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần select columns from: chọn HoSo Group, chọn LoaiHoso add sang bên phải Ok. Tạo site content type là mẫu hợp đồng xong.

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tương tự tiếp tục, trở về site settings, Trong phần Web Designer Galleries chọn Site content types tạo site content type cho Mẫu phiếu đề nghị.

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

và Mẫu phiếu thu chi.

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

B5. Sử dụng site content type:

B5. Sử dụng site content type:

Trở về Quản lý hồ sơ Chọn Hồ Sơ, chọn tab Library Library settings

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tại Hồ sơ Setting, trong phần General chọn Advanced settings

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần Allow management of content types? Chọn option Yes.

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trở lại Hồ Sơ setting, trong phần content types chọn add from existing site content types

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Select site content types from: chọn Hoso Group, add 3 mẫu site content type sang phải ok

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Ba content type mới add vào và do content type Document không dùng nên xóa đi, bằng cách chọn Document

lab hướng dẫn step by step xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần Settings chọn Delete this content types

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trở về Hồ sơ, vào tab file new document sẽ thấy 3 mẫu hợp đồng đã tạo.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

B6. Edit mẫu hợp đồng:

B6. Edit mẫu hợp đồng:

Tại Hồ sơ, vào tab file new document chọn mẫu Hợp Đồng sharepoint sẽ open word với mẫu hợp đồng đã tạo ở bước trên.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Vào tab file lưu lại file này vào Hồ Sơ để cập nhật thông tin từ sharepoint.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Sau đó để con trở vào sau tiêu đề Hợp Đồng, vào Tab Insert chọn Quick parts Document property LoaiHoSo

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Sẽ thấy loại hồ sơ có thể chọn lựa

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Vào tab file info, trong phần Properties chọn show document panel.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Bạn sẽ thấy loaihoso hiển thị bên trái, hãy chọn thử loaihoso xem kết quả như thế nào?

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn tab file save as, lưu lại mẫu hợp đồng template mới (nhớ chọn Word template)

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Làm lại bước 6 cho mẫu phiếu đề nghị và mẫu phiếu thu chi.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

và mẫu phiếu thu chi.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Lưu Mẫu phiếu thu chi thành template mới.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trờ về trang int.ctl.local, tại home, chọn settingsSite settings, trong phần Web Designer Galleries, chọn Site content types.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong Hoso Group, chọn Mẫu Hợp Đồng.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần settings chọn advanced settings

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn file Mẫu hợp đồng.dot mới.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Làm lại tương tự cho mẫu phiếu đề nghị và mẫu phiếu thu chi.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn Mẫu phiếu đề nghị mới.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn mẫu phiếu thu chi mới

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

B7. Tạo workflow

B7. Tạo workflow

Trở lại Hồ sơ vào Library add a Workflow.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn Collect Signatures – sharepoint 2010, và đặt tên là Signatures_WF

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Check vào Create a new item will strat this workflow next

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong assign to: nhập vào giamdoc check name save

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tạo workflow xong

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

B8. Tạo View:

B8. Tạo View:

Trở về hồ sơ, vào tab Library Create View standard view

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

View name: Hosodaky

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần filter, chọn Signature_WF = 5 OK

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tương tự tạo View Hosochuaky

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần filter chọn Signature_WF = 2 and Created by = [Me] Ok

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tạo View Xong

B9. Edit Web part

B9. Edit Web part

Trở về Subsite Quản lý hồ sơ, chọn Page edit edit

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Xóa hết các thông tin hiện có trên site, trình bày site lại như trong hình. Đặt con trỏ vào nơi cần chèn web part, vào tab Insert Web Part.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn Apps, và cho Hồ Sơ Add

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tại Hồ sơ chọn edit web part

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Selected View: Hosodaky, Toolbar type: chọn No toolbar, Title: Hồ sơ đã ký OK

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tương tự, đặt con trỏ vào vi trí phù hợp, vào tab Insert Web part

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn Apps–> Hồ sơ add

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

edit web part

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trong phần selected View chọn Hosochuaky, Toolbar type: chọn No toolbar, Title: Hồ sơ chưa ký Ok.

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Tiếp tục vào tab Insert Web part, chọn Social Collaboration User tasks Add

xây dựng ứng dụng Collect Signatures Workflow

Chọn user tasks vào add chọn Edit web part

Edit web part

Title: nhập vào Hồ sơ cần ký

Edit web part

Trong phần target Audiences chọn Quản lý hồ sơ Owners(chỉ cho group owners mới nhìn thấy view này) Ok. Tạo View xong. save

Edit web part

B10. Cài enterprise CA:

B10. Cài enterprise CA:

Vào server manager, chọn 2 add roles and features màn hình before you begin ấn next.

Cài enterprise CA

Chọn Option Role-base or feature-base installation next

Cài enterprise CA

Chọn server next

Cài enterprise CA

Check vào Active Directory Certificate Services next, màn hình Feature next, màn hình Active Directory Certificate Services ấn next

Cài enterprise CA

Check vào 2 check box: Certication Authority và Certification Authority Web Enrollment next Install

Cài enterprise CA

Chờ quá trình cài đặt xong, chọn Configure Active Directory Certificate Services on the destination server.

Cài enterprise CA

Màn hình AD CS Configuration ấn next, Check vào 2 check box như trong hình next

Cài enterprise CA

Chọn Option Enterprise CA next, tất cả các màn hình còn lại để mặc định ấn next và cuối cùng ấn Configure

Cài enterprise CA

Cài CA xong Close

Cài enterprise CA

B11 Yêu cầu certificate cho user:

B11 Yêu cầu certificate cho user:

Login vào user giamdoc, vào Run MMC Ok

Cài enterprise CA

Vào menu file chọn add/remove snap-in

Cài enterprise CA

Chọn Certificates ấn nút Add

Cài enterprise CA

Chọn option My User account Finish Ok

Cài enterprise CA

Phải chuột vào Personal chọn all Tasks Request New Certificate, màn hình before you begin ấn next

Cài enterprise CA

Chọn Active Directory Enrollment Policy next

Cài enterprise CA

Check vào User ấn Enroll, yêu cầu certificate cho user giamdoc xong.

Cài enterprise CA

B12. Kiểm tra.

B12. Kiểm tra.

Truy cập vào site bằng quyền hc1, vào hồ sơ, chọn tab file new Document Mẫu Hợp Đồng.

Kiểm tra chu ku dien tu

Trong word chọn loại hoso: Hợp đồng kinh tế, nhập them thông tin cho hợp đồng, vào tab chọn save.

Kiểm tra chu ku dien tu

Lưu file trực tiếp vào Hồ sơ ấn Save

Kiểm tra chu ku dien tu

Vào hosochuaky sẽ thấy HC1 có một hợp đồng chưa ký.

Collect Signatures Workflow

Login vào user giamdoc vào Quản lý hồ sơ, trong Hồ sơ cần ký có một hộp đồng chờ giamdoc ký.

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Click vào tên hợp đồng

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Open file hợp đồng, chọn edit document, và giamdoc dung chữ ký điện tử ký vào file.

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Sau khi ký xong chọn Open this task

ứng dụng Collect Signatures Workflow

ấn sign

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Trở về trang Quản lý Hồ sơ, sẽ có một hồ sơ đã được ký.

ứng dụng Collect Signatures Workflow

Hoàn tất bài Lab.

Mr CTL – ctl.vn

Lab Sharepoint 2016 Phần 7

Leave a Reply