Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu – Lab Sharepoint 2016 Phần 7

Hồ sơ sau khoảng thời gian sử dụng sẽ được lưu trữ vào trong kho, các hồ sơ này sẽ được phân loại để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Việc quản lý phân loại, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ, là công việc tốn rất nhiều thời gian, chi phí và công sức.

Bài lab này sẽ sử dụng Sharepoint 2016 xây dựng ứng dụng quản lý phân loại và lưu trữ hồ sơ dễ dàng và an toàn hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn.

Các bước triển khai Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu:

Trong bài LAB này gồm các phần sau:

  • Tạo Subsite dùng Records Center và cấp quyền.
  • Active Site collection features.
  • Tạo Record Library.
  • Tạo Content Organizer Rules.
  • Tạo Content Organizer Settings.
  • Cấu hình Imformation management policy setting.
  • Định thời gian timer job.

Sau khi thực hiện xong bài lab, các bạn sẽ biết cách Sử dụng subsite Records Center, cách active feature, tạo record Library, tạo Content Organizer Rules, và Timer Job.

Thực Hiện Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu:

B1: Tạo Subsite dùng Records Center và cấp quyền

B1: Tạo Subsite dùng Records Center và cấp quyền

Tại site int.ctl.local, vào setting Site contents

Lab Sharepoint 2016 Phần 7

New Subsite

Lab Sharepoint 2016 Phần 7

Title: Kho Hồ Sơ, URL: http://int.ctl.local/KHS, trong phần select a template chọn tab Enterprise và chọn Records Center.

Lab Sharepoint 2016 Phần 7

User permission: chọn option Use inique permissions, Use the top link…: chọn option Yes Create

Lab Sharepoint 2016 Phần 7

Chọn các option măc định Ok

picture006

Màn hình records center vừa tạo.

picture007 .

Để cấp quyền, tại Kho Hồ Sơ vào setting Site settings, chọn People and groups

picture002

Chọn Kho Hồ sơ Members, chọn new add user

picture003

Cấp quyền cho group hanhchanh và kinhdoanh thuộc group members và group Visitors

picture004

Administrator, và giamdoc thuộc group Owners.

picture007

B2. Active Site collection features

B2. Active Site collection features

Trở về trang home vào Setting Site settings chọn Site collection features

picture009

Tìm Site Policy ấn Active

picture010

Kiểm tra 3 feature: Sharepoint server enterprise site features, Sharepoint server Publishing và Sharepoint server Stanard Site feature đã active chưa, nếu chưa thì active.

picture009

Tìm In Place Records management active.

picture013

B3. Tạo Record Library

B3. Tạo Record Library

Trở về Kho Hồ Sơ vào Setting Add an app

picture014

Chọn Record Library.

picture015

Name: LuuKhoHDKinhTe Create

picture016

Chọn LuuKhoDHKinhte vừa tạo, vào tab Library Library settings

picture017

Chọn Document trong phần Content Types

picture019

Trong phần setting chọn Delete this content type

picture020

Trở về Content Types chọn Add from existing site content types

picture021

Select site content type from chọn Hoso Group, và chọn Mẫu hợp đồng ấn add Ok

picture022

Tương tự các bước trên, tạo record library LuuKhoHDThuongMai

picture026

Cũng chọn Mẫu Hợp Đồng add Ok

picture032

Tiếp tục tạo record library:LuuKhoPhieuDeNghiThanhToan

picture035

Lần này chọn mẫu phiếu đề nghị add ok

picture041

Tạo tiếp Record library: LuuKhoPhieudenghiMuaHang

picture045

Cũng chọn mẫu phiếu đề nghị add Ok.

picture051

Tạo tiếp record library: LuuKhoPhieuChi.

picture054

Chọn mẫu phiếu thu chi add ok

picture060

Tại tiếp Record Library: LuuKhoPhieuThu

picture064

Chọm Mẫu Phiếu thu Chi.

picture070

Trở về Kho Hồ Sơ, chọn setting Site contents

picture072

Chọn Drop Off Library.

picture073

Cho tab Library Library Settings

picture074

Trong phần Content Types chọn Document.

picture075

Chọn Delete this content type.

picture076

Trong phần Content types, Chọn add from existing site content types

picture077

Add cả 3 content type qua phải Ok.

picture078

B4. Tạo Content Organizer Rules

B4. Tạo Content Organizer Rules

Tại site Kho Ho Sơ, vào Setting Site settings, Trong phần Site Administration chọn Content Organizer Rules

picture081

Chọn new Item

picture082

Rule name: RuleLuuHDThuongMai, Trong phần content type, group: chọn Hoso Group, Type: chọm Mẫu hợp Đồng.

picture083

Trong phần Conditions, Propery: chọn LoaiHoso = Hợp Đồng Thương Mại. trong phần Destination: ấn Browse chọn LuuKhoHDThuongMai.

picture084

Tiếp tục ấn new Item

picture082

Tuong tự Tạo rule: RuleLuuHDKinhTe, Group:chọn Hoso Group, Type: mẫu hợp Đồng.

picture089

Property chọn Loaihoso = Hợp Đồng kinh tế, Destination: LuukhoHDKinhTe.

picture090

Tạo Tiếp: RuleLuuPhieuDeNghithanhToan, Group: Hoso Group, Type: mẫu phiếu đề nghị

picture092

Conditions: property:LoaiHoso = Phiếu Đề Nghị Thanh Toán, Destination: LuuKhoPhieuDeNghiThanhToan

picture093

Tạo tiếp: RuleLuuPhieuDeNghiMuaHang, Droup: Hoso group, Type:mẫu phiếu đề nghị.

picture095

Property chọn Loaihoso = Phiếu dề Nghi Mua hang, Destination: LuukhoPhieuDeNghiMua Hang.

picture096

Tạo tiếp: RuleLuuPhieuChi, Group: Hoso Group, Type:mẫu Phiếu Thu Chi.

picture098

Property: loaiHoso = Phiếu Chi, Destination: LuukhoPhieuChi.

picture099

Tạo Tiếp: RuleLuuPhieuThu, Group: Hoso Group, Type:mẫu phiếu thu chi

picture101

Property: LoaiHoSo = Phiếu Thu, Destination: LuuKhoPhieuThu.

picture102

B5. Tạo Content Organizer Settings.

B5. Tạo Content Organizer Settings.

Tại trang Kho Hồ sơ, vào Setting Site settings. Trong phần site Action chọn Manage Site Features

picture104

Kiểm tra xem Content Organizer đã active chưa, nếu chưa thì active

picture105

Tở lại trang Kho Hồ sơ, vào Setting Site settings, trong phần Site Administration, chọn Content Organizer settings.

picture106

Tìm phần Submission Points, copy web service URL như trong hình

picture107

Vào SharePoint 2016 Central Administration, chọn General Application settings, chọn Configure Send to connections

picture108

Trong phần Web Application: chọn http://int.ctl.local.

picture109

Trong phần Display name: Chuyển Kho Hồ Sơ, Send To URL: paste link đã copy ở trên vào, Send to action: chọn copy, ấn Add connection OK

picture110

B6. Cấu hình Imformation management policy setting.

B6. Cấu hình Imformation management policy setting.

Trở về site Quản lý Hồ Sơ, chọn Hồ Sơ, Vào tab Library Library Settings, chọn Information management policy settings

picture113

Chọn Mẫu Hợp Đồng

picture114

Trong phần Policy Statement: nhập vào Chuyển vào kho sau X ngày (để thông báo cho mọi người hồ sơ sẽ được lưu kho sau X ngày)

picture115

Chọn Add a retention stage

picture116

Trong phần Event chọn option this stage is based off … time Period: chọn modify + 1 year, trong phần Action: chọn Transfer to another location, chọn option Move, Destination location: chọn Chuyển Kho Hồ Sơ Ok

picture117

Retention sau khi tạo xong Ok

picture118

Làm tương tự cho Mẫu Phiếu Đề Nghị, và Mẫu Phiếu Thu Chi.

picture119

B7. Định thời gian timer job

B7. Định thời gian timer job

Vào Sharepoint 2016 Central administration, chọn monitoring, chọn Review job definitions

picture001

Web Application: chọn http://int.ctl.local, View: Chọn Web Application

Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu

Tìm vài chọn Information management policy

Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu

Định thời gian phù hợp Run

Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu

Chọn tiếp Expiration Policy

Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu

Cũng định thời gian phù hợp Run

Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu

Hoàn tất bài Lab.

Mr CTL – ctl.vn

Lab Sharepoint 2016 Phần 8

Leave a Reply