Collect Signatures Workflow – Lab sharepoint 2013 P7

Lab Sharepoint 2013 Phần 7, sẽ sử dụng Collect signatures workflow để thu thập chữ ký điện tử.

Nhân viên phòng kinh doanh soạn thảo hợp đồng sẽ gửi cho giám đốc ký, giám đốc sẽ sử dụng chữ ký điện tử để ký vào hợp đồng. Thay vì nhân viên phải soạn hợp đồng in ra giấy, rồi gửi cho giám đốc ký, trong bài lab này sẽ dùng collect signatures workflow trong sharepoint để thu thập chữ ký điện tử.

Hoàn tất bài lab này, chúng ta sẽ biết cách sử dụng collect signatures workflow trong việc ứng dụng chữ ký điện tử vào qui trình soạn thảo hợp đồng.

Các bước thực hiện collect signatures workflow:

Bài lab này được chia làm các phần sau:

  • Tạo document ký hợp đồng.
  • Tạo WorkFlow.
  • Tạo View.
  • Tạo link chuyển ký.
  • Edit Web Part.
  • Cài enterprise CA.
  • Yêu cầu certificate cho user.
  • Kiểm Tra.

Mục đích của bài lab: sử dụng chữ ký điện tử và Collect signatures workflow.

Triển khai collect signatures workflow:

B1. Tạo Document

B1. Tạo document ký hợp đồng: Tại site Kinh Doanh vào Settings\Add an App

Collect-signatures-workflow

Chọn Document Library

Collect-signatures-workflow

Name: Ký Hợp Đồng→Create

Collect-signatures-workflow

B2. Workflow

B2: Tạo Workflow. Chọn Document Ký Hợp đồng
Collect signatures workflow

Chọn Library→ Workflow settings\add a workflow

Collect-signatures-workflow

Chọn Collect Signatures, name: Ký hợp đồng và các check box như trong hình→ next

Collect-signatures-workflow

Assign to: Giamdoc (gửi giám đốc ký) → save, tạo workflow xong.

Collect-signatures-workflow

 

B3. Tạo View

B3.Tạo View: Chọn ký hợp đồng, chọn tab library → Create View → All Document

Collect-signatures-workflow

 

View name: HopdongChuaky, chọn các check box như trong hình.

Collect-signatures-workflow

 

Trong phần filter chọn Kyhopdong is equal to 2 and Create By is equal to [Me] → ok

Collect-signatures-workflow

Tiếp tục Chọn ký hợp đồng, tab Library\Create View

Collect-signatures-workflow

 

Chọn HopDongchuaky

Collect-signatures-workflow

  

View Name: Hopdongdaky và các check box như trong hình

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

Trong phần filter chọn Kyhopdong is equal to 5 → ok, tạo View xong

Collect-signatures-workflow

B4. tạo Link chuyển ký

B4: Tạo link chuyển ký. Chọn Ký hợp đồng, copy link ở thanh address, chọn Soạn hợp đồng vào tab Library\Library settings

Collect-signatures-workflow

Chọn Advanced settings

Collect-signatures-workflow

Trong phần Custom Send To Destination nhập vào Chuyển ký và paste link đã copy vào URL→ ok,  mục đích là các hợp đồng đã soạn xong sẽ được copy sang document ký hợp đồng.

Collect-signatures-workflow

B5. Edit Web part

B5. Edit Web part: Trở về site Kinh doanh chọn page\ edit page

Collect-signatures-workflow

Đặt con trỏ phía dưới Hợp đồng đã duyệt, chọn Insert\Web part

Collect-signatures-workflow

Chọn Apps\Ký Hợp Đồng → add

Collect-signatures-workflow

Chọn ký hợp đồng edit web part

Collect-signatures-workflow

 

Selected View chọn HopdongDaKy, toolbar type: No Toolbar, Title: Hợp Đồng Đã ký → ok

Collect-signatures-workflow

Tiếp tục đặt con trỏ phía dưới Hợp đồng đang soạn, chọn tab Insert\Web part

Collect-signatures-workflow

Chọn Apps → Ký Hợp đồng → add

Collect-signatures-workflow

Chọn Ký hợp đồng → Edit web part

Collect-signatures-workflow

Selected View chọn HopdongChuaKy, toolbar type: No Toolbar, Title: Hợp Đồng Chưa ký → ok

Collect-signatures-workflow

Chọn Hợp đồng cần Duyệt → edit web part

Collect-signatures-workflow

Sửa title thành: Hợp Đồng cần Duyệt và Ký

Collect-signatures-workflow

 

Chọn save hoàn tất edit web part

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

B6. Cài Enterprise CA

B6. Cài enterprise CA: vào Server Manager (ở góc dưới bên trái màn hình windows), chọn Manage\Add roles and Features

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 Màn hình Before you begin → next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Chọn option như trong hình → next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Chọn option như trong hình và server → next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Ấn add features

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

 Màn hình Select server roles chọn Active Directory Certificate Services → next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Select features ấn next, tiếp tục next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Màn hình Select Role services check vào Certification Authority → Next

Collect-signatures-workflow sharepoint 2013

 

Ấn Install để tiến hành cài.

create Collect-signatures-workflow

 

Chờ cho đến khi cài xong ấn Close

create Collect-signatures-workflow

 Tiếp tục chọn Configure Active Directory Certificate Services → next

create Collect-signatures-workflow

 

Màn Hình Role Services chọn vào check box Certification Authority → next

create Collect-signatures-workflow

Chọn Enterprise CA → Next

create Collect-signatures-workflow

 Chọn Root CA → next

lab sharepoint 2013-Collect-signatures-workflow

Các Màn hình còn lại để mặc định ấn next cho đến màn hình Confirmation ấn configure, Chờ cho đến khi cài CA xong ấn Close, Cài CA xong.

lab sharepoint 2013-Collect-signatures-workflow

B7. Yêu cầu Certificate cho User

B7. Yêu Cầu certificate cho user. logon vào user Giamdoc vào Run gõ lệnh MMC, vào menu file chọn Add/remove Snap in…

lab sharepoint 2013-Collect-signatures-workflow

 

Chọn Certificates ấn add sang tay phải → Ok

lab sharepoint 2013-Collect-signatures-workflow

 

Chọn Personal → all tasks → Request New Certificate..

lab sharepoint 2013 - Collect signatures workflow

Before you begin ấn  next, tiếp tục next

lab sharepoint 2013 - Collect signatures workflow

 Chọn check box user ấn Enroll

lab sharepoint 2013 - Collect signatures workflow

Yêu cầu certificate cho user giamdoc xong.

lab sharepoint 2013 - Collect signatures workflow

B8. Kiểm Tra

B8. Kiểm Tra. Sign vào user kd1, open file hợp đồng đã duyệt vào Tab Insert chọn Signature line → Microsoft Office Signature Line..

lab sharepoint 2013 - Collect signatures workflow

 

 Nhập các thông tin như trong hình àOk

lab sharepoint server 2013 - Collect signatures workflow

 

Chữ ký sẽ được ký vào ô như trong hình, save file.

lab sharepoint server 2013 - Collect signatures workflow

 

Trở lại site kinh Doanh, chọn hợp đồng đã duyệt, vào Tab files chọn send to\Chuyen ky

lab sharepoint server 2013 - Collect signatures workflow

Sẽ copy đến document kyhopdong → ok → ok

Ung dung Collect signatures workflow

Copy thành công → Done

Ung dung Collect signatures workflow

Hợp đồng đã được copy vào Hợp Đồng chưa ký.

Collect signatures workflowLogon vào user giamdoc, trong phần Hợp đồng đang chờ duyệt và ký có hợp đồng đang chờ giám đốc ký.

Ung dung Collect signatures workflow

Click file hdkd để open file

Ung dung Collect signatures workflow

 

Chọn edit Document, double click vào nơi ký tên

Ung dung Collect signatures workflow

Chèn chữ ký vào và ấn sign

su dung Collect signatures workflow

Hợp đồng đã ký xong, đóng file work

su dung Collect signatures workflow

 

Ấn Sign

su dung Collect signatures workflow

 

Hợp đồng đã được chuyển sang Hợp đồng đã ký. Hoàn tất bài lab.

Lab Collect signatures workflow

Kết thúc bài lab này, các bạn có thể ứng dụng collect signatures workflow và chữ ký điện tử vào doanh nghiệp của mình chưa? Mời các bạn tiếp tục tìm hiểu các ứng dụng khác của Sharepoint trong các phần sau.

Lab sharepoint server 2013 phần 8.

Mr ctl – CTL.VN


Leave a Reply