Lab Sharepoint 2013 P6 – Collect Feedback workflow

Lab sharepoint server 2013 phần 6, sẽ ứng dụng collect feedback workflow trong việc soạn thảo hợp đồng.

Khi soạn thảo hợp đồng phải có thông tin đầy đủ và chính xác, nên khi soạn thảo hợp đồng, cần phải gửi cho luật sư hay những người am hiểu về luật kinh doanh xem, chỉnh sửa và góp ý. Sau khi thu thập các ý kiến đóng góp, người soạn thảo sẽ tổng hợp lại để có hợp đồng hoàn chỉnh.

Trong phần này sử dụng collect feedback workflow để gửi hợp đồng đến nhiều người xem góp ý, và sử dụng kết hợp với chức năng track changes của Microsoft work để theo dõi việc chỉnh sửa và hoàn chỉnh hợp đồng.

Các bước triển khai collect feedback workflow trong soạn thảo hợp đồng:

Bài lab này được triển khai qua các bước sau:

  • Tạo Subsite Kinh Doanh.
  • Phân quyền.
  • Tạo Document library: Soạn Thảo Hợp Đồng.
  • Tạo Collect Feedback WorkFlow.
  • Tạo view.
  • Edit web part.
  • Tạo Link.
  • Yêu cầu check out.
  • Kiểm Tra.

Mục đích của phần này, là hướng dẫn tạo subsite, phần quyền trên subsite và sử dụng Collect Feedback WorkFlow.

Triển khai collect feedback workflow:

B1. Tạo Subsite

B1: Tạo subsite: Vào site internal.nhatnghe.local →Vào settings\Site contents

collect feedback workflow

Trong phần Subsites chọn new subsite

sharepoint collect feedback workflow

Nhập các thông tin như trong hình

collect feedback workflow

sharepoint 2010 collect feedback workflow

B2. Phân Quyền

B2: Phần quyền:chọn option create a new group. Kinh Doanh visitors: Group kinhdoanh; KinhDoanh member: Group kinhdoanh; Kinh Doanh owners: giamdoc và tpkinhdoanh

collect feedback workflow

B3. Tạo Document library

B3. Tạo document library Soạn hợp đồng: vào Settings\Add an app

tao collect feedback workflow

 

Chọn Document Library

 

collect feedback workflow

 

Name: Soạn Hợp Đồng → create

create collect feedback workflow

B4. Tạo Workflow

B4: Tạo workflow: chọn Soạn hợp đồng →Library\Workflow settings →  add a workflow

create sharepoint collect feedback workflow

Chọn Collect feedback – sharepoint 2010. Đặt tên workflow: Feedbackhopdong

collect feedback workflow - lab sharepointChọn các check box như trong hình → Next

Lab sharepoint 2013 - collect feedback workflow

Assign to: tpkinhdoanh và giamdoc và các check box như trong hình (mục đích: hợp đồng sẽ gửi cho trưởng phòng kinh doanh và giám đốc xem và góp ý)→ save tạo workflow xong

Lab sharepoint server 2013 - collect feedback workflow

B5. Tạo View

 B5. tạo view: chọn Soạn Hợp Đồng → Library\Library Settings 

collect feedback workflow - ctl.vn

Trong phần Views Chọn Create View

collect feedback workflow - mr ctl

Chọn all documents

collect feedback workflow - CTL

Name:HopdongDaDuyet và các check box như trong hình

collect feedback workflow - create workflow

Filter: Feedbackhopdong is equal to =5 → ok

collect feedback workflow

Tiếp tục chọn Library\Library seetings

sharepoint 2010 - collect feedback workflow

 

Trong phần View chọn Create view

collect feedback workflow - sharepoint 2010

Chọn Hopdongdaduyet

collect feedback - sharepoint 2010

View name: Hopdongchuaduyet và các check box như trong hình

collect feedback workflow - lab sharepoint

Filter: Feedbackhopdong is equal to =2 and Create by [Me] → ok tạo view xong

collect feedback workflow - sharepoint

B6. Edit Webpart

B6: Edit web part: trở về site kinh doanh chọn page → edit page xóa các thông tin hiện có như trong hình → chọn tab Insert\web part

tao collect feedback workflow

Chọn Soạn hợp đồng → add

CTL- collect feedback workflow

Chọn Soạn hợp đồng → edit web part

CTL.VN - collect feedback workflow

Selected view chọn HopDongDaDuyet,

Toolbar type: No Toolbar,

Title: Hợp đồng đã Duyệt → ok

collect feedback workflow

Tiếp tục chọn tab Insert\web part

collect feedback workflow - lab phan 6

Chọn Soạn hợp đồng → add

lab sharepoint ctl.vn - collect feedback workflow

Chọn Soạn hợp đồng → edit web part

Lab - collect feedback workflow

Selected view chọn HopDongChuaDuyet,

Toolbar type : No Toolbar,

Title: Hợp đồng Đang Duyệt → ok

Lab collect feedback workflow

Tiếp tục chọn tab Insert\web part

collect feedback workflow lab

Chọn Social Collaboration→ User tasks → add

lab sharepoint 2013 - collect feedback workflow

Chọn User Tasks → edit web part

collect feedback workflow

Title: Hợp Đồng cần Duyệt

collect feedback workflow 34

Trong phần Advance\Target Audiences: chọn group Kinh Doanh Owners → ok

create - collect feedback workflow

Chọn Save, hoàn tất edit web part

collect feedback workflows

B7. tạo link

B7: tạo link: Chọn Soạn Hợp Đồng, Phải chuột vào Add document chọn copy shortcut

sharepoint collect feedback workflow

Chọn Edit links

collect feedback workflow - sharepoint 2013

Chọn link

collect feedback workflow - lab sharepoint ctl.vn

Text to display: Soạn Hợp Đồng Mới.

Address:paste đường dẫn đã copy ở trên vào →  ok

huong dan tao collect feedback workflow

Chọn save hoàn tất tạo link.

cach su dung collect feedback workflow

B8. Check Out

B8: Yêu cầu Check Out, chọn soạn hợp đồng, chọn Library\library settings

collect feedback - sharepoint 2010

Chọn Versioning settings

collect feedback - sharepoint 2013

Require check out chọn Yes. → ok (khi có user đang mở file tài liệu, thì file này sẽ có trạng thái là check out (khóa file), các user khác không thể mở file này. chỉ khi nào file được check in thì user khác mới có thể mở file)

collect feedback workflow - sharepoint lab

B9. Kiểm Tra

B9. Kiểm tra: sign in vào user kd1, open work soạn hợp đồng, chọn tab Review chọn track changes

sharepoint 2010 collect feedback workflow

Tiếp tục chọn Track changes\lock tracking→ nhập password → lưu file.

collect feedback workflow - lab

 

Trở về site Kinh doanh chọn Soạn hợp đồng mới→ ấn Browse chọn file hợp đồng →Ok, nhập title ấn save

add new collect feedback workflow

Trong phần hợp đồng đang soạn sẽ có hợp đồng chờ feedback

how to use collect feedback workflow

Sign in vào user trưởng phòng kinh doanh(tpkinhdoanh), check mail sẽ thấy mail yêu cầu feedback. Trong site kinh doanh trong phần hợp đồng cần duyệt có hợp đồng chờ tpkinhdoanh feedback, click vào please review hdkd

use collect feedback workflow

Click tiếp hdkd để open work

use collect feedback workflow 2013

Ấn check out, tiến hành chỉnh sửa hợp đồng, sau khi chỉnh sửa xong đóng file lại sẽ yêu cầu check in→ yes

use collect feedback workflow 2010

→ Ok

create new collect feedback workflow

Trở về site ấn send feedback

collect feedback workflow in sharepoint

Sau đó sign in vào user giamdoc, check mail và vào site kinh doanh cũng sẽ có hợp đồng cần duyệt, thực hiện feedback như user tpkinhdoanh

collect feedback workflow in sharepoint 2013

Trở về user KD1 sẽ thấy có hợp dồng đã duyệt, open file hdkd để chấp nhận hay không chấp nhận các chỉnh sửa.

collect feedback workflow 55

Cách khác: user kd1 có thể soạn hợp đồng xong vào tab file chọn save as chọn computer → ấn Browse

collect feedback workflow - ctl.vn

Trên thanh address nhập vào http://internal.nhatnghe.local→ double click subsite kinhdoanh

collect feedback workflow - cach tao

Double click vào soạn hợp đồng, nhập tên file ấn save để lưu file trực tiếp vào sharepoint, qui trình feedback được thực hiện như trên. Hoàn tất bài lab.

collect feedback - 2010

Kết thúc phần này, chúng ta đã biết cách sử dụng collect feedback workflow trong sharepoint và kết hợp với chức năng track change của MS work, để có được qui trình soạn thảo, chỉnh sửa hợp đồng hoàn chỉnh. Phần tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng chữ ký điện tử trong việc ký hợp đồng.

Lab sharepoint 2013 phần 7

Mr CTL – CTL.VN


Leave a Reply